1. Osobą w ramach struktury organizacyjnej Spółki upoważnioną do przyjmowania wewnętrznych zgłoszeń oraz informacji o naruszeniach prawa (zwanych dalej „Zgłoszeniami”) jest Pani Marlena Bączyk (zwana dalej „Osobą Upoważnioną”).
2. Naruszeniem prawa (zwanym dalej także „Naruszeniem”) jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
   a) obowiązujących w Spółce regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych;
   b) korupcji;
   c) zamówień publicznych;
   d) usług, produktów i rynków finansowych;
   e) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
   f) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   g) bezpieczeństwa transportu;
   h) ochrony środowiska;
   i) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   j) bezpieczeństwa żywności i pasz;
   k) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   l) zdrowia publicznego;
   m) ochrony konsumentów;
   n) ochrony prywatności i danych osobowych;
   o) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   p) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
   q) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
   r) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt a–q powyżej.
3. W przypadku zdiagnozowania Naruszenia oraz chęci dokonania Zgłoszenia o Naruszeniach należy:
   a) wysłać stosowne Zgłoszenie za pomocą wiadomości email na dedytkowany adres poczty elekronicznej Spółki do kontaktu: sygnalista@viaestate.pl; lub
   b) zgłosić się bezpośrednio do Osoby Upoważnionej ze Zgłoszeniem ustnym; lub
   c) dokonać Zgłoszenia anonimowego, zgodnie z pkt 8 poniżej.
4. Spółka zapewnia bezpiecześtwo sygnalistom, tj. osobom zgłaszającym Naruszenia (zwanym dalej „Sygnalistami”).
5. Spółka gwarantuje, że procedura Zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem Zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych Zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy Zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w Zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
6. W przypadku otrzymania Zgłoszenia Sygnalisty zgodnie z pkt 2.1. powyżej, Spółka potwierdza Sygnaliście przyjęcia Zgłoszenia w odpowiedzi na wiadomość email zawierającej Zgłoszenie w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.
7. W przypadku otrzymania Zgłoszenia Sygnalisty zgodnie z pkt 2.2. powyżej, jest ono utrwalone w trakcie spotkania Sygnalisty z Osobą Upoważnioną za pomocą protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez Osobę Upoważnioną. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
8. W celu dokonania Zgłoszenia anonimowego należy wrzucic do ogólnodostępnej skrzynki pocztowej Spółki zlokalizowanej w siedzibie Spółki przy ulicy Giewont 37, 02-829 Warszawa pisemne Zgłoszenie anonimowe z podpisem „VIA ESTATE - ZGŁOSZENIE WEWNĘTRZNE ANONIMOWE”.
9. W przypadku każdego Zgłoszenia, w tym także Zgłoszenia anonimowego, Osoba Upoważniona niezwłocznie podejmuje stosowne działania następcze mające na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu oraz działania mające na celu przeciwdziałania Naruszeniu, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub zgłoszenie odpowiednim organom (dalej „Działania Następcze”).
10. Za wyjątkiem Zgłoszenia anonimowego, w ciągu 3 miesięcy od otrzymania Zgłoszenia zgodnie z pkt 2 powyżej, Spółka przekaże Sygnaliście:
    a) przypadku otrzymania Zgłoszenia Sygnalisty zgodnie z pkt 2.1. powyżej w odpowiedzi na wiadomość email zawierającej Zgłoszenie, informację zwrotną na temat podjętych przez Spółkę Działań Następczych oraz ich ewentualnych rezultatów;
    b) w przypadku otrzymania Zgłoszenia Sygnalisty zgodnie z pkt 2.2. powyżej na piśmie bezpośrednio do rąk własnych sygnalisty, informację zwrotną na temat podjętych przez Spółkę Działań Następczych oraz ich ewentualnych rezultatów.
11. W przypadku Zgłoszenia anonimowego, Sygnalista ma prawo w każdym momencie do zwrócienia się do Osoby Upoważnionej z żądaniem przekazania informacji zwrotnej na temat podjętych przez Spółkę Działań Następczych dotyczących zgłoszenia anonimowego oraz ich ewentualnych rezultatów.
12. Niezależnie od Działań Następczych Spółki, Spółka udzieli zainteresowanemu Sygnaliście pełnej pomocy przy dokonaniu Zgłoszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich albo do innych organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
13. Spółka współpracuje z zewnętrznym doradcą prawnym specjalizującym się w zgłaszaniu spraw do Rzecznika Praw Obywatelskich albo do innych organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. Na życzenie Sygnalisty, doradca prawny Spółki, na koszt Spółki pomoże Sygnaliście złożyć stosowne zawiadomienie do w/w organów.
14. Niezależnie od pkt 12 i 13 powyżej, Spółka informuje, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem niniejszej procedury Zgłoszeń wewnętrznych.
15. Niezależnie od pkt 12 i 13 powyżej, Spółka informuje, że do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany. Wniosek do Rzecznika Praw Obywatelskich można złożyć:
    a) pisemnie pod adresem: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa;
    b) w formie elektroniczne za pośrednictwem formularza elektronicznego dostępnego pod linkiem: https://bip.brpo.gov.pl/wniosek/index.php?jezyk=0&poz=1
    c) wysyłając zgłoszenie na adres poczty elektronicznej: biurorzecznika@brpo.gov.pl,
    d) za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP) udostępnionej na ePUAP.
16. Spółka prowadzi rejestr Zgłoszeń wewnętrznych. Rejestr Zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
    a) numer Zgłoszenia;
    b) przedmiot naruszenia prawa;
    c) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
    d) adres do kontaktu Sygnalisty;
    e) datę dokonania Zgłoszenia;
    f) informację o podjętych Działaniach Następczych;
    g) datę zakończenia sprawy.
17. Spółka jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze Zgłoszeń wewnętrznych.
18. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze Zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez Spółkę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania Następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
19. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego Zgłoszenia zawierającego nieprawdziwe informacje lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.